Inspectietool

Vijf inspecteurs die elke dag het veld in gaan, en elke dag terugkomen om uren kwijt te zijn aan administratie.

Foto’s via WhatsApp naar kantoor sturen, notities in Word uittypen, bevindingen handmatig samenvoegen in een rapportagetemplate, alles controleren op volledigheid, en dan pas versturen. Per inspecteur kostte dit twee uur per dag. Op een vijfkoppig team is dat 50 uur per week die niet aan inspecties werden besteed.

Waarom het zo lang duurde

De operationeel manager wist al jaren dat dit anders moest. Maar iedere keer dat hij het aankaartte, strandde het gesprek op het budget of de complexiteit. “We hebben het altijd zo gedaan” wint het elke keer, zolang er geen concreet alternatief op tafel ligt.

Wat het doorbrak: een foute rapportage die een klacht opleverde. Een medewerker had verkeerde foto’s aan het verkeerde dossier gekoppeld. Het systeem van losse bestanden en handmatige koppelingen lokte dit uit. De manager besloot dat het genoeg was.

Begrijpen hoe inspecteurs echt werken

De blauwdruk begon in het veld: welke informatie inspecteurs vastlegden, op welk moment, en hoe klantrapportages eruitzagen. Wat werkte al goed, wat niet?

De uitkomst was een klikbaar prototype dat de inspecteurs zelf konden beoordelen, de mensen die er straks mee zouden werken, en niet alleen de manager. Pas na hun akkoord begon de bouw.

Vier weken later

De applicatie werkt op telefoon en tablet. Inspecteurs leggen direct in het veld vast: foto’s, tekstvelden, gestandaardiseerde checklists. Alles gaat direct naar het centrale systeem.

Het overtypen via WhatsApp en Word is verdwenen, net als de verkeerd gekoppelde bestanden.

50 uur per week, elke week

5 inspecteurs × 2 uur per dag = 50 uur per week teruggewonnen. Minder dan twee maanden na de lancering was de investering terugverdiend.

Voor de manager telde iets anders zwaarder: sinds de livegang is er geen foto meer in het verkeerde dossier beland. Wat buiten wordt vastgelegd, staat binnen direct in het juiste dossier, precies zoals het was ingevoerd. Die dossiers staan op een Europese server die alleen voor dit bureau draait, met de foto’s van de klantlocaties erbij.