Inspectietool
Vijf inspecteurs waren samen vijftig uur per week kwijt aan administratie. Nu is de rapportage klaar zodra ze de deur uitlopen.
Hoe het was
Foto's via WhatsApp naar kantoor sturen, notities in Word uittypen, bevindingen handmatig samenvoegen in een rapportagetemplate, alles controleren op volledigheid en dan pas versturen. Per inspecteur kostte dat twee uur per dag. Op een team van vijf is dat vijftig uur per week die niet aan inspecties werd besteed.
Waarom het zo lang duurde
De operationeel manager wist al jaren dat het anders moest, maar elke keer strandde het gesprek op budget of complexiteit. Wat het doorbrak was een foute rapportage die een klacht opleverde: verkeerde foto's aan het verkeerde dossier. Het systeem van losse bestanden en handmatige koppelingen lokte dat uit.
Begrijpen hoe inspecteurs echt werken
We startten met de blauwdruk, om te begrijpen hoe inspecteurs in het veld werkten: welke informatie ze vastlegden, op welk moment, en hoe de klantrapportages eruitzagen. De uitkomst was een klikbaar prototype dat de inspecteurs zelf konden beoordelen, niet alleen de manager. Pas na hun akkoord begon de bouw.
Vier weken later
De applicatie werkt op telefoon en tablet. Inspecteurs leggen direct in het veld vast: foto's, tekstvelden en gestandaardiseerde checklists, die meteen naar het centrale systeem gaan. De rapportage is klaar zodra de inspecteur de deur van de locatie uitloopt.
Vijftig uur per week, elke week
Vijf inspecteurs maal twee uur per dag is vijftig uur per week die terugkomt. Minder dan twee maanden na de lancering was de investering terugverdiend.
Wat erin zit
- Contentbibliotheek
- Klantdossiers
- Workflow
- PDF-export en rapportages