Dashboard voor Performans
Een administratiekantoor dat klantdossiers, aangiften en deadlines uit gedeelde schijven en Excel haalde.
Hoe het was
Klantdossiers stonden verspreid over gedeelde schijven waar iedereen bij kon. Aangiften werden bijgehouden in Excel-sheets die door verschillende mensen werden bewerkt, zonder versiehistorie. Inloggegevens van klanten lagen in een Word-document dat via e-mail circuleerde. Deadlines hield iedereen in zijn hoofd.
Het moment van kantelen
De directeur wilde al twee jaar iets veranderen, maar elke keer liep het stuk op de vraag hoe je dat dan doet. Wat hem over de streep trok: hij realiseerde zich dat hij zijn klanten vertrouwelijke data toevertrouwde die hij niet kon beschermen. Dat was geen IT-kwestie meer, maar een kwestie van verantwoordelijkheid.
Eerst de blauwdruk, daarna acht weken bouwen
We brachten in kaart hoe het kantoor echt werkte en waar informatie verloren ging. De uitkomst was een technische beschrijving en een klikbaar prototype, zodat de directeur precies kon zien wat hij zou krijgen. Na goedkeuring is het dashboard in acht weken gebouwd, met versleutelde gegevens, rollen per medewerker en een logboek van iedere actie.
Hoe de dag nu begint
De directeur start de dag met het dashboard en weet binnen een minuut wat er speelt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Deadlines zijn zichtbaar zonder dat iemand eraan hoeft te denken, en er is voor het eerst een volledig logboek. Belangrijker nog: het systeem is van hen, zonder licentiegeld en zonder afhankelijkheid van externe software.
Wat erin zit
- Meerdere organisaties
- Klantdossiers
- Workflow
- Versleutelde datakluis
- Audit-logboek