Hoe kan een softwarebouwer vooraf een vaste prijs geven?

Vraag drie softwarebouwers om een vaste prijs en je krijgt drie keer ongeveer hetzelfde antwoord. Dat kan niet, want we weten nog niet precies wat we gaan bouwen, en software is nu eenmaal moeilijk in te schatten.

Aan dat antwoord klopt het eerste deel. Als niemand precies weet wat er gebouwd wordt, kan niemand er een prijs op zetten. Wat er niet klopt is dat dit aan software zou liggen. Het ligt aan de volgorde waarin er gewerkt wordt.

Bij een verbouwing kan het wel

Een aannemer geeft ook geen prijs als je zegt dat je een aanbouw wilt. Hij geeft een prijs op een tekening. Op die tekening staat hoe groot de aanbouw wordt, waar de deur komt, wat voor kozijnen erin gaan en hoe de fundering eruitziet. Die tekening maakt iemand voordat de eerste schep de grond in gaat, en daar betaal je voor.

Bij software slaan we die stap meestal over. Er wordt gestart op basis van een gesprek en een globale beschrijving, en de details komen vanzelf boven terwijl er al gebouwd wordt. Elk detail dat boven komt is dan een nieuw stukje werk waar nog geen prijs op stond, en dat is precies waar de uren gaan lopen. Wie op nacalculatie werkt heeft daar geen last van. Het loopt door en de klok tikt gewoon door.

Het gekke is dat iedereen dit accepteert bij software terwijl niemand het accepteert bij een verbouwing.

Wat er in de tekening staat

Bij mij heet die tekening een blauwdruk, en het is geen document dat je één keer doorbladert. Er staat in welke schermen er komen en wat je op elk scherm ziet en kunt doen. Welke gegevens het systeem bijhoudt en hoe die zich tot elkaar verhouden. Wie welke rechten heeft, wat een beheerder ziet en wat een gewone gebruiker ziet. Met welke andere systemen het praat, en wat er gebeurt als zo’n systeem niet reageert.

En, minstens zo belangrijk, wat er niet in zit. Dat is het deel waar mensen doorgaans overheen lezen, terwijl het achteraf de discussie bepaalt.

Je krijgt het als iets dat je kunt aanklikken, zodat je door je eigen platform kunt lopen voordat er een regel code is geschreven. Dat is waar mensen dingen ontdekken. Bijna iedereen verandert nog iets als hij het voor het eerst ziet, en dat is precies de bedoeling. Op dat moment kost een wijziging niets.

De blauwdruk kost €2.950 en wordt volledig verrekend met de bouw. Heb je al een werkend prototype, dan is het een verbouwplan van €1.495, want dan is een deel van het denkwerk al gedaan.

Wat een vaste prijs van jou vraagt

Dit werkt twee kanten op. Ik kan alleen een prijs geven die staat als jij vooraf knopen doorhakt, ook over dingen waarvan je liever nog even had gezegd dat je erop terugkomt.

Wat er daarna bij komt, is nieuw werk met een eigen prijs, en dat spreken we af voordat ik eraan begin. Geen rekening achteraf voor iets waarvan je dacht dat het erbij zat. Extra werk ontstaat bij elk project, ook bij dit soort afspraken. Je hoort het alleen op het moment dat je er nog nee tegen kunt zeggen.

Waarom het risico bij mij ligt

De bouw gaat in korte mijlpalen van een paar weken. Elke mijlpaal lever ik op in een testomgeving, jij keurt hem goed, en pas daarna begint de volgende. Voldoet een mijlpaal niet aan wat er in de blauwdruk is afgesproken, dan herstel ik dat binnen de vaste prijs voordat we verder gaan. De blauwdruk is daarbij de maatstaf, niet mijn interpretatie en niet die van jou.

Dat betekent dat een verkeerde inschatting van mij mijn probleem is. Heb ik een mijlpaal te krap begroot, dan bouw ik hem toch af voor het bedrag dat we hebben afgesproken. Dat is de reden dat ik zoveel waarde hecht aan die tekening vooraf. Zonder blauwdruk zou ik die belofte niet kunnen doen, en dan zat jij weer met een uurtarief en een open eind.

Na oplevering geldt zes maanden garantie op fouten in wat ik heb gebouwd.

Wanneer een vaste prijs niet kan

Er zijn gevallen waarin het eerlijker is om te zeggen dat het niet gaat. Werk waarvan de uitkomst onbekend is, bijvoorbeeld een koppeling met een systeem waarvan niemand nog documentatie heeft, of iets wat technisch nog uitgezocht moet worden. Dan is een prijs vooraf een gok, en een gok wordt altijd te hoog of te laag ingezet.

De uitweg is niet om de hele bouw dan maar op uurbasis te doen. Zet dat ene onduidelijke stuk apart, zoek het eerst uit voor een afgesproken bedrag, en bepaal daarna de prijs voor de rest. Dan is precies één deel onzeker in plaats van het hele project.

Waar je op kunt letten

Krijg je een offerte met een vaste prijs, kijk dan waar die prijs op gebaseerd is. Staat er een uitgewerkt document onder waarin je je eigen platform herkent, dan is het een echte prijs. Staat er een pagina met globale beschrijvingen onder waar veel kanten mee op te gaan zijn, dan is het een prijs die tijdens de bouw alsnog gaat schuiven.

De vraag die je daarbij het meeste oplevert is heel simpel: wat gebeurt er als je erachter komt dat je het verkeerd hebt ingeschat? Het antwoord op die vraag vertelt je wie het risico draagt.

Hoe dat bij mij is ingericht staat op de aanbodpagina. En als je wilt weten waar softwareprojecten precies uitlopen, dan gaat dit artikel daarover.