Inspectietool
Inspecteurs typten dagelijks foto’s en notities over. Nu is wat buiten wordt vastgelegd binnen direct beschikbaar.
Voor
- Foto’s via WhatsApp naar kantoor
- Notities uittypen in Word
- Met de hand samenvoegen in een template
- Twee uur per dag, per inspecteur
Na
Twee uur per dag aan overtypen
Vijf inspecteurs die elke dag het veld in gaan, en elke dag terugkomen om uren kwijt te zijn aan administratie.
Foto’s via WhatsApp naar kantoor sturen, notities in Word uittypen, bevindingen met de hand samenvoegen in een rapportagetemplate, alles controleren op volledigheid, en dan pas versturen. Per inspecteur kostte dit twee uur per dag.
De operationeel manager wist al jaren dat dit anders moest. Wat het doorbrak: een foute rapportage die een klacht opleverde. Een medewerker had foto’s aan het verkeerde dossier gekoppeld.
Eerst kijken hoe inspecteurs werken
Het plan begon in het veld: welke informatie inspecteurs vastlegden, op welk moment, en hoe klantrapportages eruitzagen. Wat werkte al goed, en wat niet?
De uitkomst was een klikbaar prototype dat de inspecteurs zelf konden beoordelen. Zij gaan er straks mee werken, niet alleen de manager. Pas na hun akkoord begon de bouw.
Vier weken later
De applicatie werkt op telefoon en tablet. Inspecteurs leggen direct in het veld vast: foto’s, tekstvelden, gestandaardiseerde checklists. Alles gaat meteen naar het centrale systeem.
Geen foto meer in het verkeerde dossier.
5 inspecteurs × 2 uur per dag = 50 uur per week teruggewonnen. Minder dan twee maanden na de livegang was de investering terugverdiend.
Sinds de livegang is er geen foto meer in het verkeerde dossier beland. Die dossiers staan op een Europese server die alleen voor dit bureau draait.
Wat buiten wordt vastgelegd, staat binnen direct in het juiste dossier.