Dashboard voor Performans
Klantdossiers op een gedeelde schijf en aangiften in Excel. Nu één dashboard met deadlines in beeld en een logboek van elke actie.
Voor
- Dossiers op een gedeelde schijf
- Aangiften in Excel, zonder versies
- Inloggegevens in een Word-document
- Deadlines alleen in het hoofd
Na
Excel, een gedeelde schijf en een Word-document
Performans is een administratiekantoor met een handvol medewerkers. Het kantoor draaide al jaren, en de manier van werken was gewoon meegegroeid.
Klantdossiers stonden op gedeelde schijven, en iedereen kon overal bij. Belastingaangiften hield het team bij in Excel. Verschillende mensen werkten in dezelfde sheets, zonder versiehistorie en zonder controle. Deadlines zaten in de hoofden van de medewerkers en werden nergens bewaakt.
Iedereen kon overal bij.
De inloggegevens van klanten stonden in een Word-document. Dat ging via de mail rond.
"Het werkt toch" gaat lang mee. De directeur wilde al twee jaar iets veranderen, maar liep steeds vast op de vraag hoe je dat dan aanpakt. Een standaard pakket voelde star. Zelf iets laten bouwen voelde als een sprong in het diepe.
Hij hakte de knoop door toen hij zich realiseerde dat zijn klanten hem vertrouwelijke gegevens gaven die hij niet kon beschermen. Vanaf dat moment ging het over zijn verantwoordelijkheid.
Eerst het plan, daarna acht weken bouwen
We begonnen met het plan. Samen brachten we in kaart hoe het kantoor echt werkte: welke informatie medewerkers bijhielden, hoe ze taken verdeelden en waar informatie zoekraakte. Daar kwam een technische beschrijving uit, met een klikbaar prototype. Zo zag de directeur precies wat hij zou krijgen, voordat hij verder ging.
Na zijn akkoord op het plan bouwden we het dashboard in acht weken. Het systeem houdt de klanten bij, de belastingaangiften, de loonperiodes en de jaarrekeningen. Gevoelige gegevens staan versleuteld opgeslagen. Elke medewerker ziet alleen de dossiers die bij zijn rol horen, en elke actie komt in een logboek.
Het draait op een eigen server in Europa, zonder Amerikaanse cloudpartij ertussen.
De dag begint op het dashboard
De directeur opent 's ochtends het dashboard. Binnen een minuut weet hij wat er speelt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Deadlines staan in beeld, ook als niemand eraan denkt. Voor het eerst is er een volledig logboek: wie deed wat, en wanneer. Binnen vier maanden was de investering terugverdiend.
Ook de reden waarom hij begon, is geregeld. De gegevens die klanten aan Performans toevertrouwen, staan versleuteld in een systeem dat van het kantoor zelf is. Alleen wie ze nodig heeft, kan erbij.
Je weet elke ochtend wat er speelt, en je weet precies wie er bij de gegevens van je klanten kan.