Wat kost het laten bouwen van maatwerksoftware?
Wat de prijs van een systeem bepaalt, waarom het getal niet in het eerste gesprek valt, en hoe je bij een vaste prijs komt.
Een vraag zonder snel antwoord
Wat gaat dit kosten? Het is de eerste vraag die bijna iedereen stelt, en de vraag waar de meeste bouwers omheen draaien. Bureaus willen eerst tien gesprekken en een ontdekkingsfase van drie weken. Wie op internet zoekt, vindt vooral "het hangt ervan af" en een verzoek om contact op te nemen.
Dat een getal niet meteen valt, heeft wel een reden. De meeste ondernemers kennen hun probleem en weten waar ze uit willen komen. De route daartussen, welke schermen, welke gegevens en welke regels, is nog niet uitgewerkt.
Een prijs zonder dat beeld is een gok. Pakt die gok verkeerd uit en werk je op uurbasis, dan betaal jij het verschil. Je hebt meer aan weten waar de prijs van afhangt, zodat je zelf kunt inschatten waar jouw systeem ongeveer uitkomt.
Wat de prijs van een systeem bepaalt
Of je nu een CRM wilt, een planningsysteem, een klantportaal of een groter systeem waarin je hele bedrijf draait, de prijs hangt steeds af van dezelfde vier dingen.
Hoeveel het systeem moet doen. Elke taak die erin komt, is werk dat gebouwd, getest en onderhouden moet worden. Een CRM voor je klantgegevens is kleiner dan een systeem waar ook je agenda en facturatie in zitten.
Hoe ingewikkeld je werkproces is. Hoe meer uitzonderingen er zijn, hoe meer code er nodig is om ze goed te vertalen. Dat geldt voor een planningsysteem net zo goed als voor een CRM. Een inspectietool met een standaardchecklist is eenvoudiger dan een financieel systeem met deadlines, rollen, versleutelde klantgegevens en een logboek van wie wat heeft gedaan.
Koppelingen met wat je al gebruikt. Een systeem dat op zichzelf staat, is iets heel anders dan een systeem dat gegevens uitwisselt met je boekhoudpakket of een bestaand CRM. Elke koppeling brengt uitzoekwerk mee, en een extra plek waar het later kan haperen.
Hoeveel mensen ermee werken, en in welke rol. Een tool voor één persoon is simpeler dan een systeem waarin vijf medewerkers elk een ander deel zien, andere rechten hebben en elkaars acties moeten kunnen volgen. Bij een klantportaal komt daar een groep bij: je klanten, die alleen hun eigen gegevens mogen zien.
Hoe groter het systeem, hoe meer van deze vier tegelijk meespelen, en dan tellen ze bij elkaar op. Heb je al een systeem dat aan vervanging toe is, dan komt er nog iets bij: het uitzoeken van het oude systeem en het veilig overzetten van je gegevens. Wat dat kost, hangt af van de staat ervan, en dat ligt vast voordat de bouw begint.
Van inschatting naar vaste prijs
De weg naar een vaste prijs loopt via twee stappen, in een vaste volgorde.
Eerst het plan, dan de vaste prijs.
Eerst de kennismaking: drie kwartier, gratis. Daarin gaat het over wat je wilt bouwen en wat daar technisch bij komt kijken, langs de vier punten hierboven. Je gaat naar huis met een globale inschatting voor het hele project, zodat je meteen weet of het in de buurt komt van wat je in gedachten had.
Daarna volgt het plan. Daarin staat de complete technische opzet: wat het systeem gaat doen, hoe het veilig wordt en meegroeit met je bedrijf, en waar je gegevens straks staan. Het plan kost een vast deel van die inschatting, dus het bedrag beweegt mee met de omvang van je project. Dat bedrag hoor je in de kennismaking, en het gaat volledig af van de prijs voor de bouw.
Pas als het plan er ligt, krijg je een vaste prijs voor de bouw. Loopt het daarna toch meer uit dan gedacht, dan is dat voor mijn rekening. Je ziet vooraf wat het systeem wel en niet gaat doen en waar het op draait, en besluit je niet door te gaan, dan houd je het ontwerp.
Je weet wat je systeem gaat kosten voordat er één regel code geschreven is.
Vraag je je af hoe een vaste prijs kan kloppen? Lees dan hoe een vaste prijs voor software werkt.