Waar staat de data van je klanten, en wie kan erbij?
Wie bij de gegevens van je klanten kan, gaat over zeggenschap. Zo zoek je uit waar je staat, en welke belofte je je eigen klanten kunt doen.
Jij doet de belofte
Op een server staan de namen, adressen en berichten van jouw klanten, en soms hun betaalgegevens. Wie daarbij kan, is zelden een technische vraag. Het gaat over zeggenschap: wie bepaalt onder welke voorwaarden die gegevens bewaard worden, en wie kan er buiten jou om iets mee.
Je klanten geven die gegevens aan jou. Van de partij die je servers draait, hebben ze meestal nog nooit gehoord. Gaat er iets mis, dan spreken ze jou aan. Je bouwer is dan allang uit beeld.
Daarom is dit jouw vraag, ook als je zelf niets met techniek hebt. Wie de belofte doet, moet weten wat eronder ligt.
Zo zoek je uit waar je staat
Hier gaat het het vaakst mis. Een Amerikaanse cloudpartij heeft datacentra in Frankfurt, Dublin en Amsterdam. Bij het aanmaken kies je netjes een Europese regio, en daarmee lijkt de zaak geregeld.
Frankfurt als regio kiezen regelt niets.
Onder de Amerikaanse Cloud Act kan de Amerikaanse overheid gegevens opvragen bij een Amerikaans bedrijf, ook als die op een schijf in Europa staan. De wet volgt het bedrijf. Een Europese regio verandert daar niets aan, en een Europese dochter van een Amerikaans moederbedrijf evenmin.
Dat geldt ook voor de diensten die er bijna ongemerkt naast hangen: een Amerikaanse mailverzender, een foutmelder, een statistiekendienst, een betaalpartij. Elk ziet een stuk van je klanten. Bij elkaar opgeteld is dat een aardig compleet beeld, verdeeld over partijen die geen van alle onder jouw voorwaarden werken.
Vier vragen leveren het meeste op, en je hoeft er geen techneut voor te zijn.
De lijst met subverwerkers. Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, hoort die lijst te hebben en op verzoek te geven. Krijg je hem niet binnen een week, dan weet je genoeg.
Waar de back-ups staan. Die staan opvallend vaak bij een andere partij dan de hoofdserver, soms in een ander werelddeel. Een keurig Europese omgeving met een back-up bij een Amerikaanse opslagdienst is geen zeldzaamheid.
Welke diensten meedraaien. Mail, statistieken, foutmeldingen, betalingen, bestandsopslag, chat. Vraag per dienst waar die zit en wat die te zien krijgt.
Wie bij de servers kan. Welk bedrijf, maar ook welke personen, en of daar onderaannemers tussen zitten die jij niet kent.
Hoe zwaar dit weegt, hangt af van wat je bewaart. Een website met een contactformulier is een ander verhaal dan een ledenomgeving met dossiers, of een systeem waar bedrijven hun eigen klantgegevens in kwijt kunnen.
Wat het je oplevert
Voor de servers zelf kost het weinig: Europese servers zijn niet duurder dan Amerikaanse. Het verschil zit in het beheer. Bij de grote cloudpartijen koop je gemak. Bij eigen servers moet iemand het werk doen: updates, back-ups, bewaking, en er 's nachts bij kunnen als het misgaat. Dat is de echte afweging.
De grote Amerikaanse partijen leveren trouwens uitstekend spul. Alleen kunnen zij morgen hun prijzen of voorwaarden aanpassen, en jij mag het ermee doen. Kies je toch voor hun gemak, doe dat dan bewust, zodat je het aan je klanten kunt uitleggen.
Weet je waar de gegevens staan en wie erbij kan, dan kun je je klanten iets beloven wat je concurrent met een standaard cloudaccount niet kan.
Ben je aan het rekenen? Lees dan wat maatwerksoftware kost.