Wanneer koop je beter een kant-en-klaar pakket dan iets op maat te laten bouwen?
Wanneer een bestaand pakket volstaat, en wanneer het telt dat het systeem en de gegevens van je klanten van jou zijn.
Geld voor iets wat al bestond
Je werk loopt vast, je team zoekt dingen op in een paar losse systemen, en de gedachte ligt voor de hand: laat iets bouwen dat precies past. Soms klopt dat. Vaak heeft iemand jouw probleem al opgelost, voor duizenden bedrijven tegelijk, en koop je voor een fractie van het geld een pakket dat het werk doet.
Wie dat niet weet, betaalt voor iets wat hij niet nodig had. Dat kost budget, en het kost maanden die je ook aan je bedrijf had kunnen besteden.
Ik verdien mijn geld met maatwerksoftware. Toch is maatwerk lang niet altijd het goede antwoord.
Uniek, of alleen uniek voor jou
De vraag die telt: is mijn probleem uniek, of is het alleen uniek voor mij? Veel ondernemers schatten hun werkproces bijzonderder in dan het is. Dat is begrijpelijk, het is jouw bedrijf. Het loont om er toch kritisch naar te kijken.
Eerst kijken wat er al bestaat.
Je doet wat duizenden bedrijven doen. Boekhouding, facturatie, e-mail, agenda's, roostering: in die categorieën heeft de markt tientallen volwassen producten, met jaren ontwikkeling en een groot team erachter. Maatwerk evenaart dat zelden voor minder geld.
Je proces staat nog niet vast. Maatwerk bouw je voor een werkwijze die je goed begrijpt en die niet meer gaat veranderen. Ben je nog aan het ontdekken wat je klanten willen, dan heb je weinig aan een systeem dat precies past op een proces dat er over zes maanden anders uitziet. Een pakket kun je aanpassen of opzeggen.
Er zijn ook twee situaties waarin maatwerk de betere keuze is.
Je gegevens zijn te gevoelig voor een algemeen pakket. Denk aan een accountantskantoor dat vertrouwelijke klantdossiers bewaart in een systeem waar de leverancier ook bij kan. Of aan een bedrijf dat leunt op een externe dienst die de prijs kan verhogen of ermee kan stoppen. Dan heeft het waarde dat het systeem van jou is.
Je hebt meerdere pakketten nodig voor één probleem. Je medewerkers schakelen de hele dag tussen systemen. De koppelingen, de training en het tijdverlies in het dagelijkse werk kosten dan al snel meer dan één systeem dat alles samenbrengt.
Wat een bewuste keuze je oplevert
Lost een bestaand pakket 80% van je probleem op voor een fractie van de prijs, dan is de vraag of die laatste 20% een maatwerktraject waard is. Soms wel. Vaker dan je denkt is het slimmer om je werkproces aan te passen aan het pakket.
Kom je na die afweging toch uit op maatwerk, dan weet je ook waarom. Je kunt elke bouwer precies vertellen welk deel van je werk geen pakket aankan.
Zo betaal je alleen voor maatwerk op de plek waar geen pakket past.
Kom je uit op maatwerk? Lees dan hoe je vooraf een vaste prijs krijgt, en vraag elke bouwer waar de gegevens van je klanten komen te staan.